Politica di riservatezza e protezione dei dati

1/ Dati dei prospect, richieste di informazioni, preventivi e call-back

I dati e le informazioni sui nostri potenziali clienti vengono raccolti e registrati da ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC e BASESCLEAN, che sono i comuni titolari del trattamento. Lo scopo della raccolta di queste informazioni (identità, dati di contatto, funzione, interesse per una gamma, messaggi e risposte associate) è quello di gestire il rapporto con i potenziali clienti (a volte nel contesto di preventivi raggruppati tra diverse entità del Gruppo). Solo il personale del servizio clienti e delle filiali in contatto con i potenziali clienti è autorizzato ad accedere ai dati comunicati o registrati. Il periodo massimo di conservazione dei dati è fissato a 3 anni dopo la fine del rapporto con il cliente. La base giuridica per l’utilizzo e l’elaborazione dei dati personali dei nostri potenziali clienti può basarsi sul consenso delle parti interessate o sul legittimo interesse dei potenziali clienti o sul nostro legittimo interesse in qualità di locatori di immobili e fornitori di servizi. Desideriamo sottolineare che trasferiamo i dati personali ad altre entità del Gruppo ENYGEA. Vorremmo anche sottolineare che probabilmente arricchiremo i nostri dati sui prospect attraverso database di partner B2B di terze parti e informazioni pubbliche, in particolare dalle reti professionali.

2/ Dati del cliente e del contatto da fornire

I dati personali dei nostri acquirenti e noleggiatori, nonché dei loro eventuali interlocutori, sono registrati da ENYGEA o WC LOC o HAPPEE SERVICES o MOOV&COOK o WATERLAB o SWITTEC o BASESCLEAN, che è il titolare del trattamento dei dati in base all’entità che fattura al cliente. Lo scopo di questa raccolta e conservazione dei dati personali (identità, dati di contatto, eventuale funzione professionale, cronologia degli ordini e degli scambi commerciali, documenti contabili nominativi, eventuale documentazione assicurativa di supporto) è la gestione delle relazioni con i clienti, l’assistenza ai clienti, l’esecuzione dei servizi e la relativa fatturazione, nonché l’ottimizzazione dei mezzi e delle risorse comuni alle entità del Gruppo ENYGEA al fine di fornire i propri servizi. Solo la direzione e il personale a contatto con i clienti hanno accesso ai dati necessari. Il periodo massimo di conservazione dei dati personali è fissato a 5 anni dalla fine del servizio per i contatti da consegnare e a 5 anni dalla fine del rapporto commerciale per i dati degli acquirenti, nonché a 10 anni per i documenti contabili nominativi.
La base giuridica per l’utilizzo e il trattamento dei dati personali può essere :
– l’esecuzione di un rapporto commerciale o di subappalto evidenziato da un contratto d’ordine;
– o l’esecuzione dei termini e delle condizioni di vendita e noleggio applicabili;
– o il nostro legittimo interesse in qualità di locatore e fornitore di servizi;
– o i legittimi interessi delle parti interessate;
– o l’applicazione di qualsiasi legislazione applicabile.
Si prega di notare che possiamo integrare i dati dei nostri clienti con informazioni pubbliche (ad esempio, dal registro delle imprese). Desideriamo segnalare il trasferimento dei dati dei clienti e dei contatti da consegnare tra le diverse entità del Gruppo ENYGEA. Vi informiamo inoltre del trasferimento dei nostri dati di cliente e di contatto a fornitori di servizi di consegna o di pulizia.

3/ Sondaggi di soddisfazione

ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC e BASESCLEAN, che sono congiuntamente responsabili del trattamento dei dati, hanno istituito un sistema di questionari sulla soddisfazione dei potenziali clienti del Gruppo Enygea. Lo scopo della raccolta di queste informazioni (identità, dati di contatto, risposte di soddisfazione, dati di segmentazione, consensi e relative prove di consenso) è quello di gestire il miglioramento dei nostri servizi, che sono talvolta commercializzati su base condivisa tra le entità del Gruppo Enygea, e di raccogliere eventuali consensi e opinioni. Solo i responsabili delle società interessate, il Dipartimento Marketing e la Direzione del Gruppo, nonché tutto il personale in contatto con i clienti e i potenziali clienti, sono autorizzati ad avere accesso ai dati comunicati o registrati. Il periodo massimo di conservazione dei dati è di 3 anni. La base giuridica per l’utilizzo e l’elaborazione dei dati personali derivanti dai nostri sondaggi sulla soddisfazione può basarsi sul consenso degli interessati o sui nostri legittimi interessi in qualità di locatori di immobili e fornitori di servizi. Desideriamo sottolineare che trasferiamo i dati dei nostri sondaggi ad altre entità del Gruppo ENYGEA.

4/ Elenco e directory dei contatti dei partner

ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC e BASESCLEAN, responsabili del trattamento dei dati, hanno creato un sistema di partner (potenziali o attivi). Lo scopo di questa registrazione, che contiene dati personali (cognome, nome, mansione, numero di telefono, indirizzo e-mail, ecc.), è quello di gestire il rapporto con il partner. Solo la Direzione e il personale interessato sono autorizzati ad accedere ai dati comunicati o registrati. Informiamo i nostri partner che possiamo arricchire i nostri dati con informazioni pubbliche. I dati personali vengono conservati per 5 anni dopo l’inattività. La base giuridica per l’utilizzo e il trattamento dei dati personali è il consenso degli interessati o il nostro legittimo interesse come azienda.

5/ Dati su fornitori referenziati o potenziali

L’identità dei contatti dei nostri fornitori referenziati o potenziali, tutti i documenti o i dati forniti per diventare fornitori e i documenti contabili dei nostri fornitori sono raccolti da ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC e BASESCLEAN che sono congiuntamente responsabili del trattamento al fine di gestire le relazioni con i fornitori e la contabilità. Solo la direzione, il personale incaricato degli acquisti, i progetti relativi ai fornitori e l’ufficio contabilità sono autorizzati ad accedere ai dati registrati o comunicati. Il periodo massimo di conservazione dei dati è fissato a 3 anni per i fornitori potenziali, 5 anni dopo l’ultimo acquisto per i fornitori attivi e 10 anni per i documenti contabili. La base giuridica per l’utilizzo e il trattamento dei vostri dati personali si basa sul consenso degli interessati o sul nostro legittimo interesse in qualità di acquirenti o per l’esecuzione di un contratto di acquisto. Segnaliamo che, in rari casi, possiamo arricchire i nostri dati sui fornitori attivi o potenziali con informazioni pubbliche.

6/ Candidatura per un lavoro o un tirocinio

Il Suo CV, l’eventuale lettera di presentazione e qualsiasi altro documento o dato fornito al momento della candidatura (spontanea o meno) ad un posto di lavoro, nonché i dati forniti da precedenti datori di lavoro, sono raccolti da ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC e BASESCLEAN, contitolari del trattamento, al fine di valutare l’idoneità di un profilo professionale in relazione ad un’eventuale posizione da ricoprire. Solo l’ufficio Risorse Umane e i dirigenti interessati, nonché gli amministratori delle domande di assunzione, sono autorizzati ad accedere ai dati comunicati. Il periodo massimo di conservazione dei dati è fissato a 2 anni dopo la cessazione del rapporto con il richiedente. La base giuridica per l’utilizzo e il trattamento dei vostri dati personali si basa sul vostro consenso o sul vostro legittimo interesse in quanto cercatori di lavoro o sul nostro legittimo interesse in quanto reclutatori. Segnaliamo che, in rari casi, trasferiamo i CV ad agenzie di reclutamento o di lavoro temporaneo, nonché a partner istituzionali o impegnati in attività simili, correlate o complementari. Si prega di notare che potremmo aggiungere al nostro database di candidati informazioni provenienti dal settore pubblico o da agenzie di reclutamento.

7/ Architettura IT sicura

I nostri dati e quelli dei nostri clienti sono ospitati in Francia nei nostri locali sicuri e nei centri dati in outsourcing, la maggior parte dei quali è certificata iso27001 in Europa. Tuttavia, vorremmo sottolineare che utilizziamo strumenti SaaS (in particolare Google Form) che sono approvati dal Privacy Shield e possono trasferire alcuni dei nostri dati in modo sicuro al di fuori dell’UE. In ogni caso, non trasferiamo alcun dato a Paesi che non sono riconosciuti dall’UE come garanzia di sicurezza e riservatezza dei dati.

8/ I vostri diritti

Desideriamo informarvi che le informazioni relative ai nostri contatti di qualsiasi tipo (studenti in formazione, fornitori, partner, ecc.) possono essere trasferite a partner istituzionali o a partner coinvolti nella risoluzione di controversie o nel controllo: In applicazione delle leggi europee e della legge del 6 gennaio 1978 (relativa all’informatica, ai file e alle libertà), avete il diritto di accesso, rettifica, limitazione, portabilità e cancellazione dei vostri dati personali, nonché il diritto di opporvi al loro trattamento per motivi legittimi. È possibile esercitare tutti questi diritti via e-mail all’indirizzo dpo@enygea.com o per posta all’indirizzo Service DPO, Enygea, 6 Allée du Progrès, CS90072, 59481 HAUBOURDIN CEDEX.